# Udbud med forhandling vedr. levering, drift og vedligeholdelse af it-løsning til sags- og dokumenthåndtering til de fem Socialtilsyn

- **Source:** TED · `671126-2023`
- **Buyer:** Tolstrup & Hvilsted
- **Published:** 2023-11-03
- **Deadline:** —
- **Estimated value:** 10,000,000 DKK
- **CPV codes:** 72000000, 48000000, 48780000
- **Place-of-performance NUTS:** DK042, DNK
- **Buyer-address NUTS:** —
- **Notice type:** cn-standard / 16

## Procedure details

Source lists may span several lots; list positions do not establish relationships.

### Procedure Types

- neg-w-call

### Award Criterion Names

- Pris
- Kvalitet
- Tids- og prøveplan

### Award Criterion Descriptions

- Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Underbilag 08A – Vederlagsspecifikation. Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, blive lagt til grund for evalueringen. I Underbilag 08A – Vederlagsspecifikation summeres den samlede evalueringspris automatisk.
- Kvalitet består af tre (3) delkriterier med individuel vægtning. Kvalitet vægter 50 - 60 %. Den endelige vægtning vil blive fastlagt efter gennemførte forhandlinger. Underkriteriet Kvalitet består af følgende tre (3) delkriterier med hver deres respektive vægtning, jf. pkt. 5.3. Under- og delkriterierne vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation samt Tilbudsgivers tilbudspræsentation, jf. pkt. 1.3.3. En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på i evalueringen af de enkelte delkriterier, fremgår af Kontraktbilag 03 – Kravspecifikation. Til Delkriteriet ”Funktionalitet” er tilknyttet følgende konkurrenceparametre: • Konkurrenceparameter 3.6.2.01 – Navigation fra Basisinformation • Konkurrenceparameter 3.6.4.01 – Afrapportering • Konkurrenceparameter 3.6.5.01 – Post-funktion – fleksible forsendelsesmuligheder • Konkurrenceparameter 3.6.5.02 – Post-funktion i Løsningen - Oversigtsvisning • Konkurrenceparameter 3.6.6.01 – Journalisering samt filtyper, der kan håndteres af Dokumentarkivet • Konkurrenceparameter 3.6.6.02 – Differentiering af mappestruktur • Konkurrenceparameter 3.6.7.01 – Skabeloncenter • Konkurrenceparameter 3.6.8.01 – Godkendelsesgrundlag • Konkurrenceparameter 3.6.9.01 – Fleksible funktioner i journalnotater • Konkurrenceparameter 3.6.10.01 – Kvalitetsmodellen • Konkurrenceparameter 3.6.11.01 – Sagsforløb og Handlinger • Konkurrenceparameter 3.6.12.01 – Sanktioner • Konkurrenceparameter 3.6.13.01 – Aktindsigt • Konkurrenceparameter 3.7.01 – Oprettelse af Whistleblowsager i Løsningen • Konkurrenceparameter 3.7.02 – Oversigter i Whistleblowerordningen Til Delkriteriet ”Planlægning og overblik” er tilknyttet følgende konkurrenceparametre: • Konkurrenceparameter 3.8.01 – Dashboard • Konkurrenceparameter 3.9.01 – Planlægningsfunktion • Konkurrenceparameter 3.10.01 – Geografisk navigationsmodul • Konkurrenceparameter 3.19.01 – Advis og notifikationer Til Delkriteriet ”Governance og systemværktøjer” er tilknyttet følgende konkurrenceparametre: • Konkurrenceparameter 3.4.01 – Oprettelse og redigering af Medarbejderroller og -rettigheder • Konkurrenceparameter 3.5.01 – Behandling af ansøgning og organisations hierarki • Konkurrenceparameter 3.13.01 – Arkivering • Konkurrenceparameter 3.17.01 – Søgefunktioner • Konkurrenceparameter 3.18.01 – Tekstbehandling • Konkurrenceparameter 3.20.01 – Responsivt design Evalueringsmetode: • Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1. • Ordregiver foretager en samlet vurdering af hvert delkriterium. • Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret. • Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af dokumentation.
- Underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 1 – Tidsplan og Kontraktbilag 06 – Prøver. En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på i evalueringen af de enkelte konkurrenceparametre, fremgår af kontraktbilag 01 – Tidsplan og Kontraktbilag 06 - Prøver. Evalueringsmetode: • Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1. • Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet. • Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret. • Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation. Tids- og prøveplan vægter 10 %

### Submission Urls

- https://www.ethics.dk/ethics/eo#/1a2e0115-c7be-4760-82de-747c1b9cce8d/homepage

## Description

Socialtilsyn Midt (Ordregiver) er Product Manager for en samlet it-løsning til alle fem socialtilsyn og varetager dermed kontrakten vedr. den udbudte it-løsning. De fem Socialtilsyn er organisatorisk forankret i en kommune placeret i hver af de fem regioner. Socialtilsyn Midt er således organiseret under Silkeborg Kommune. It-løsningen er en software as a service løsning, hvor Tilbudsgiver skal drifte og vedligeholde løsningen. Med ”software as a service” menes, at Tilbudsgiver har rettigheder til samt leverer, vedligeholder og drifter Løsningen. Ordregiver efterspørger således en standardiseret, afprøvet Løsning. Løsningen anvendes til håndtering af sagsbehandlernes sagsgange samt dokumentation. IT-løsningen anvendes dagligt af ca. 400 brugere i form af sagsbehandlere og administrative medarbejdere, hertil er der 5-8 lokaladministratorer samt 2 systemadministratorer på tværs af løsningen. Den samlende anslåede værdi af kontrakten er på 9 - 10 mio. kr. Dette estimat er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

## Original notice

https://ted.europa.eu/da/notice/-/detail/671126-2023