# IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

- **Source:** TED · `313405-2025`
- **Buyer:** Aarhus Universitet
- **Published:** 2025-05-15
- **Deadline:** —
- **Estimated value:** 7,000,000 DKK
- **CPV codes:** 72000000
- **Place-of-performance NUTS:** anyw-eea
- **Buyer-address NUTS:** —
- **Notice type:** can-standard / 29

## Procedure details

Source lists may span several lots; list positions do not establish relationships.

### Procedure Types

- neg-w-call

### Award Criterion Names

- Pris
- Kvalitet

### Award Criterion Descriptions

- Evalueringen af underkriteriet ”pris” er baseret på den ”samlet evalueringspris”. Den matematiske evalueringsmodel, der skal anvendes til at give point er denne: Tilbuddet med laveste ”samlet evalueringspris” får maksimumpoint, og de øvrige ”samlet evalueringspris”, jf. Bilag 4.a - Leverandørens priser og Udbudsbetingelsernes afsnit 6.2.
- Ordregiver vil i vurderingen af ”Kvalitet” lægge vægt på følgende delkriterier: Funktionalitet (45%), Økonomi (15%), Implementering, drift og support (10%), Informationssikkerhed (20%), API (5%) og Webtilgængelighed (5%), jf. Bilag 2 - Kravspecifikationer og løsningsbeskrivelser og afsnit 6.2 i Udbudsbetingelserne. Ordregiver vil i evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” lægge vægt på opfyldelsesgraden af delkriterierne, samt vægte det positivt i hvilket omfang tilbuddet opfylder de forventninger, som er beskrevet.

### Options

- Tilbudsgiver skal efter aftale levere de angivne optioner ved kundens bestilling. Optioner kan bestilles i hele kontraktperioden. Option 1: SSO til Microsoft Entra ID med MFA - Ordregiver benytter Microsoft Entra ID og Microsoft Authenticator og ønsker at benytte dette til SSO og som MFA i forbindelse med Ordregivers brugeres adgang til Løsningens backend. Protokollen OpenID Connect ønskes benyttet. Data fra Entra ID vil bl.a. være: Unikt brugernavn i formatet AU-id@uni.au.dk, Mail, Navn. Når brugere mister deres rettigheder/bliver disabled/nedlagt i Microsoft Entra ID, skal de ikke længere have adgang til Løsningen. Option 2: Hypercare - Tilbudsgiver skal levere Hypercare-assistance og udvidede supporttjenester i forbindelse med implementering af en ny Løsning. Hypercare indebærer, at Ordregiver har et direkte kontaktpunkt hos Tilbudsgiver som dedikeret og uden ugrundet ophold supporterer Ordregiver vedrørende forhold som ligger på kundesiden, dvs. sikrer hjælp som ligger udover hvad der ellers kan forventes af Servicedesk. Hypercare skal omfatte: Hjælp til justering af opsætninger og konfigurationer, samt udvidet 2. level support til understøttelse af Ordregivers support- og integrationsorganisation i henhold til forventet ekstra belastning i perioden omkring Idriftsættelse.

## Description

Ordregiver udbyder en Kontrakt om levering af en Løsning, som skal håndtere Ordregivers tilmeldinger til events, arrangementer og konferencer, samt være Ordregivers visuelle identitet i forbindelse hermed. Den eksisterende løsning har ca. 300 brugere, og Løsningen skal dermed kunne anvendes af Ordregivers arrangører til at kommunikere med deltagerne på eventet, arrangementet eller konferencen. Det skal desuden være muligt at opkræve betaling for deltagelse fra både interne og eksterne deltagere via Løsningen, hvor den årlige omsætning udgør ca. 25.000.000 kr. ekskl. moms. På nuværende tidspunkt oprettes der ca. 2.400 arrangementer om året, hvoraf ca. 1/3 er betalbare arrangementer, herudover er der ca. 80.000 tilmeldinger om året (med 60.000 unikke tilmeldte), hvoraf der er ca. 16.000 betalende deltagere med hver deres individuelle faktura. Det er herudover vigtigt, at Løsningen kan understøtte integrationer til Microsoft Dynamics CRM samt Navision Stat. Formålet med nærværende udbud er at fastholde Ordregivers professionelle opbygning indenfor interne og eksterne events, arrangementer og konferencer. Ved hjælp af et professionelt, stabilt og intuitivt tilmeldingssystem kan Ordregivers medarbejdere arbejde mere effektivt, ligesom Ordregiver som organisation fremstår professionel og saglig. Eftersom Løsningen skal integreres med Ordregivers regnskabssystem, medfører dette ligeledes smidige arbejdsgange hos Ordregivers regnskabsafdeling, ligesom det samtidig sikrer, at Ordregiver har det fulde overblik over økonomien i forbindelse med arrangementer og konferencer. Det er afgørende for Ordregiver, at man som bruger af Løsningen har det fulde overblik over sit arrangement – i alt fra tilmeldinger, deltagernes valg, kommunikationen med deltagerne samt økonomien i arrangementet. En stabil og velfungerende Løsning, der kan håndtere et større antal samtidige brugere, og som er intuitivt og lettilgængelig for mange forskellige typer brugere (og med forskellig grad af kompetencer) af Løsningen, er ligeledes af vital betydning for Ordregiver. Ordregiver varetager selv 1st level supporten, da der kan være særregler eller andre organisatoriske årsager der gør, at Ordregiver ønsker at vejlede Løsningens brugere selv, hvorved Leverandøren skal varetage 2nd level support for Kunden samt drift og vedligeholdelse. Kontrakten indgås med 1 Leverandør. Delaftaler – ”Opdel eller forklar princippet”: Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af aftalen i delaftaler ikke vil give den kommercielle bedste løsning, er nærværende Kontrakt ikke opdelt i delaftaler. "Køb grønt eller forklar"- princip: I nærværende udbud har Ordregiver vurderet, at der ikke stilles krav til grønne/bæredygtige løsninger.

## Award result

- **Published notice total:** 4,190,800 DKK
- **Contract concluded:** 2025-04-28
- **Winner:** Ephort ApS (CVR 42021172) · value 4,190,800 DKK
Published values may cover multiple lots, options and frameworks; they are not supplier revenue. Unlinked notice summaries do not assign each value or expiry to each winner.

## Original notice

https://ted.europa.eu/da/notice/-/detail/313405-2025