Rammeaftaler: sådan fungerer de

En rammeaftale fastlægger vilkår for kontrakter, der kan indgås i en periode. Den kan have én eller flere leverandører og bruges fx til gentagne køb af IT, rengøring eller rådgivning. At blive leverandør på aftalen er ikke i sig selv en garanti for en bestemt omsætning.

Undersøg derfor både adgangskravene og måden, de konkrete køb fordeles på. KFST's spørgsmål og svar om rammeaftaler forklarer blandt andet tildeling, løbetid og maksimal værdi.

Direkte tildeling eller miniudbud

• Direkte tildeling: Købet placeres efter de vilkår og den fordelingsmetode, aftalen fastlægger.
• Miniudbud: De relevante leverandører på aftalen konkurrerer om en konkret opgave efter aftalens regler.
• Kombination: En aftale kan rumme begge former, når materialet fastlægger betingelserne for valget.

Eksempel: En rammeaftale om IT-rådgivning kan beskrive, at en konkret udviklingsopgave konkurrenceudsættes mellem relevante aftaleleverandører. Du skal så vurdere den konkrete opgave, bemanding og pris igen. Den oprindelige optagelse på aftalen betyder ikke, at du automatisk får opgaven.

Hvad skal du undersøge, før du byder?

• Hvilke ordregivere må købe på aftalen, og hvilke ydelser eller delområder omfatter den?
• Hvor mange leverandører forventes optaget, og hvordan fordeles de konkrete køb?
• Er den oplyste værdi et estimat, et maksimum eller en konkret købsforpligtelse?
• Hvilke priser, leveringskrav og eventuelle optioner binder du dig til?
• Kan du håndtere arbejdet med flere miniudbud uden sikkerhed for at vinde dem?

Brug spørgsmål-og-svar-funktionen, hvis forskellen mellem forventet volumen og bindende køb ikke er klar. Sammenlign også vilkårene med din kapacitet gennem hele perioden.

Hvor længe gælder en rammeaftale?

Efter udbudsloven er hovedreglen højst fire år, med mulighed for undtagelser i særlige tilfælde. Andre regelsæt kan have andre grænser. Se den konkrete aftales løbetid, optioner og grundlag; fire år er ikke en universel regel for alle offentlige aftaler.

En rammeaftales anslåede værdi og maksimale værdi har forskellige funktioner. En offentliggjort rammeværdi er derfor ikke uden videre leverandørens realiserede omsætning eller pris på en enkelt leverance.

Kan nye leverandører komme med undervejs?

Som udgangspunkt sker tildelinger på rammeaftalen mellem de ordregivere og leverandører, der er omfattet fra begyndelsen. Hvis du leder efter en ordning med løbende adgang for kvalificerede leverandører, så læs om dynamiske indkøbssystemer.

Brug aftaleudløb til at planlægge

Udløbende kontrakter kan være et udgangspunkt for at undersøge et marked. En registreret eller beregnet slutdato er dog ikke en bekræftet dato for genudbud. Optioner, ændringer i behov eller en anden indkøbsform kan ændre forløbet.

Find den oprindelige bekendtgørelse, undersøg ordregiverens tidligere indkøb, og følg nye bekendtgørelser inden for dine CPV-koder. Når et relevant udbud bliver offentliggjort, kan du bruge vores tilbudstjekliste.