ESPD: guide til det fælles europæiske udbudsdokument

ESPD er det fælles europæiske udbudsdokument. Det bruges som foreløbigt bevis for, at din virksomhed opfylder de relevante krav om udelukkelse, egnethed og eventuel udvælgelse. Du erklærer forhold om virksomheden; du skal også kunne dokumentere svarene.

ESPD bruges som udgangspunkt i EU-udbud efter udbudslovens afsnit II. Se altid det konkrete materiale for, hvem der skal udfylde hvad, og hvordan det skal afleveres. KFST's guide til ESPD viser dokumentets opbygning og brugen af andre virksomheders kapacitet.

Forbered svarene, før du åbner formularen

• Virksomhedsoplysninger og kontaktperson: kontrollér, at navn og CVR stemmer med den virksomhed, der afgiver tilbuddet.
• Udbuddets mindstekrav: notér krav til fx omsætning, referencer, forsikring eller faglige kvalifikationer.
• Samarbejdspartnere: afklar, om du byder alene, i konsortium eller baserer dig på en anden virksomheds kapacitet.
• Dokumentation: find ud af, hvem der kan levere de oplysninger, du senere kan blive bedt om at bevise.

Udfyld ESPD i fem trin

1. Brug udbuddets formular. Følg linket og vejledningen på den portal, hvor tilbuddet skal afleveres. Et tidligere ESPD er kun en hjælp til forberedelsen.
2. Læs hvert spørgsmål om udelukkelse. Svar på den præcise formulering. Et standardsvar som »nej til alt« kan give forkerte oplysninger.
3. Besvar kravene om egnethed. Hold svarene op mod de minimumskrav, ordregiveren har angivet. Angiv eventuel udvælgelse, når materialet kræver det.
4. Kontrollér andre deltagere. Der kan være behov for særskilte ESPD'er fra konsortiedeltagere eller virksomheder, du støtter dig på. Krav til øvrige underleverandører skal kontrolleres i materialet.
5. Gennemgå og aflever. Få en kollega til at sammenholde svar og krav. Kontrollér filformat, eventuelle underskrifter og kvittering sammen med resten af tilbuddet.

Eksempel: Når en partner leverer en reference

Forestil dig, at du kan udføre opgaven, men vil bruge en samarbejdspartners erfaring til at opfylde et referencekrav. Skriv først ned, hvilken kapacitet partneren stiller til rådighed, og hvordan den indgår i leverancen. Kontrollér derefter materialets krav til partnerens ESPD og dokumentation for rådighed. Partnerens navn alene viser ikke, at kravet er opfyldt.

Fra erklæring til dokumentation

Den tilbudsgiver, der står til at få kontrakten, skal som udgangspunkt fremlægge den krævede dokumentation før tildeling. Ordregiveren kan også bede om dokumentation tidligere, hvis det er nødvendigt for proceduren. Det følger af udbudslovens regler om ESPD og dokumentation (§§ 148–152).

En serviceattest kan indgå som dokumentation for visse danske virksomhedsforhold. Den erstatter ikke automatisk alle bilag: referencer, økonomiske nøgletal og andre krav skal vurderes særskilt. Kontrollér aktuelle bestillingsvilkår og leveringstid hos den officielle udsteder, og sæt tid af til at samle bilagene.

Brug også vores samlede tjekliste til tilbuddet, så ESPD, prisbilag og løsningsbeskrivelse bliver kontrolleret samlet.