Dynamisk indkøbssystem: sådan bliver du leverandør

Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk indkøbsordning, hvor nye leverandører kan søge om optagelse i hele systemets løbetid. Det bruges til indkøb, som er almindeligt tilgængelige på markedet. Du kan også møde forkortelsen DIS eller det engelske DPS.

Processen har to dele: Først bliver din virksomhed optaget. Derefter kan du afgive tilbud på konkrete opgaver. Optagelse er ikke en kontrakt eller en garanti for omsætning.

Sådan søger du optagelse

1. Find bekendtgørelsen og portalen. Kontrollér, at systemet stadig er åbent, og hent materialet via det officielle link.
2. Vælg den relevante kategori. Et system kan være opdelt i fx ydelser, geografi eller opgavestørrelse. Læs kravene til netop den kategori, du søger.
3. Forbered virksomhedsoplysninger og ESPD. Sammenhold krav til egnethed med jeres økonomi, referencer og eventuelle samarbejdspartnere.
4. Send ansøgningen. Følg portalens vejledning, gem kvitteringen og følg op på eventuelle anmodninger om oplysninger.
5. Kontrollér optagelsen. Gem beskeden om, hvilke kategorier I er optaget i, og sørg for, at invitationer når den rette person.

Efter reglerne i udbudslovens §§ 101–108 skal kvalificerede ansøgere optages; ordregiveren kan ikke begrænse antallet som i en almindelig udvælgelse. Krav om egnethed og udelukkelse gælder fortsat. Se også vores ESPD-tjekliste.

Fra optagelse til et konkret tilbud

Når ordregiveren vil købe, inviteres de optagne leverandører i systemet eller den relevante kategori til at byde. Læs den konkrete opgave, prisbilag og frist. En ansøgning om optagelse er ikke nok til at deltage i en konkurrence, der allerede er sat i gang.

KFST's vejledning fra juni 2026 gennemgår optagelse og konkrete køb. SKI beskriver også indkøbsformen i praksis.

Eksempel: Et mindre IT-konsulenthus

Forestil dig et konsulenthus, der leverer test og kvalitetssikring. Teamet finder et system med både softwareudvikling og test. De gennemgår kravene til testkategorien, samler deres referencer og sender en ansøgning. De søger kun de kategorier, de kan levere i.

Efter optagelse modtager de en invitation til en testopgave. Nu vurderer de de konkrete kompetencekrav, tidsplanen og prisen. De afsætter en ansvarlig til at læse invitationer og koordinere kapaciteten, så optagelsen faktisk bliver brugt.

Dynamisk indkøbssystem eller rammeaftale?

En rammeaftale kan bruge direkte tildeling, miniudbud eller en kombination. Vælg derfor din indsats efter både adgangskrav og den måde, opgaverne bliver fordelt på.

Tjekliste, når du er blevet optaget

• Giv invitationer en ansvarlig og en stedfortræder.
• Hold referencer, virksomhedsoplysninger og dokumentation opdateret.
• Vurdér hver opgave ud fra kapacitet og økonomi; optagelsen erstatter ikke den beslutning.
• Brug en afleveringstjekliste til de konkrete tilbud.

Du kan begynde med en søgning efter dynamiske indkøbssystemer. Åbn altid kildens materiale for at kontrollere adgang og aktuelle vilkår.