Genudbud af konferenceydelser til EU-formandskabet

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder/konferencer. Udenrigsministeriet har derfor søgt konferencefaciliteter, der er egnede til denne type af mødeafvikling. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 17.000 personer. Dette er det samlede estimat, og det omfatter således også de møder, der skal afholdes udenfor København, og som ikke er omfattet af nærværende udbud. Dertil kommer støttepersonel, der kan udgøre op til cirka 250 personer pr. ministermøde. Der er fra politisk hold truffet beslutning om, at møderne skal afholdes i forskellige dele af landet. Det forventes, at den største del af mødeaktiviteterne afholdes i København af logistiske hensyn, herunder kort transporttid til Københavns lufthavn, samt af hensyn til hotelkapacitet og omkostningseffektivitet ved at samle mange møder ét sted. Udenrigsministeriet søgte derfor ét konferencested i Københavnsområdet, der kan dække behovet i København. Nærværende udbud omfatter alene mødeaktiviteten i København, idet mødeaktiviteten i Jylland eller på Fyn er omfattet af et andet udbud, som Udenrigsministeriet tidligere har offentliggjort. Aftalen udbydes under én samlet aftale, idet Udenrigsministeriet har vurderet, at det er økonomisk mest fordelagtige at indkøbe ydelserne under én aftale, navnlig henset til stordriftsfordelene ved én samlet aftale. Aftalen omfatter tre perioder mellem juli og november 2025, hvor Udenrigsministeriet har brug for tilrådighedsstillelse af konferencestedet. Der henvises til EU-formandskabets kalender, der er vedlagt som en Bilag 1F.