Udbud af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU Formandskab 2025

Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse skal Danmark afholde et politisk højniveau møde (topmøde). Topmødet skal afholdes på én dag første uge i oktober, på en endnu ikke offentliggjort lokation i København. De eksisterende bygninger vil danne rammen og huse selve mødet. Ydelsen, der skal indkøbes, består af leje, opsætning og nedtagning af midlertidige konferencefaciliteter, der skal supplere de eksisterende bygninger. Kontrakten vil omfatte leje af midlertidige konferencefaciliteter, der skal leveres inklusiv aptering, elkabling, funktionelt inventar, møblering og belysning af alle områder. Kontrakten vil omfatte opsætning, serviceydelser under afvikling af topmødet (drift) og nedtagning. De midlertidige konferencefaciliteter skal primært benyttes af journalister, tolke og forbindelsesofficerer i forbindelse med afviklingen af topmødet. Det er Udenrigsministeriets forventning, at der til topmødet vil være omtrent 900 arbejdende journalister, 75 tolke og 60 forbindelsesofficerer samt omkring 350 øvrigt servicepersonale. Topmødet skal afholdes på én dag første uge i oktober 2025. De midlertidige konferencefaciliteter skal være opstillede og tilgængelige for eksterne leverandører, bl.a. AV-leverandøren, senest 7 dage før mødet. Se den vedhæftede forhåndsmeddelelse for en nærmere beskrivelse af opgavens omfang. En nærmere tidsplan vil fremgå af udbudsmaterialet.