Kontrakt om it-løsning til kvalitets-, proces- og dokumentstyring

I. Baggrund for udbuddet Ved nærværende udbud ønsker Region Sjælland at indgå en kontrakt om levering af et standard Quality Management system (QMS) (i det følgende omtalt som ’Løsningen’). Formålet med Løsningen er at understøtte regionens behov for at kvalitetssikre og håndtere politikker, retningslinjer og instrukser med henblik på at sikre patientbehandling af høj kvalitet ud fra et fælles sprog og en fælles høj standard. Løsningen skal som en del af kvalitets-, proces- og dokumentstyringen omfatte funktionalitet til understøttelse af: a) Life-cycle-management af dokumenter b) Træning af dokumenter (Dokumenteret Læsning) c) Sagshåndtering i iterative forløb (fx ved håndtering af afvigelser) med opsat procesunderstøttelse d) Kompetenceregistrering og styring e) Akkreditering. Det er vigtigt for Region Sjælland, at der anskaffes en brugervenlig Løsning, der gør alle arbejdsgange digitale, nemme og overskuelige. Det er desuden af afgørende betydning, at der anskaffes en færdigudviklet og gennemafprøvet standardløsning, der blot skal konfigureres i forhold til regionens behov. Løsningen skal erstatte regionens nuværende QMS-løsning, der anvendes af alle regionsansatte. Dette betyder, at brugere på tværs af alle medarbejdergrupper og organisatoriske enheder i regionen vil skulle have adgang til den fremtidige Løsning. Dertil skal Løsningen kunne tilgås (via Kundens AD) af udvalgte eksterne brugere uden for Region Sjælland i afgrænsede perioder i relation til eksempelvis ekstern auditering. Den fremtidige Løsning skal således anvendes af i alt ca. 27.000 brugere. Den nuværende løsning indeholder i dag ca. 450.000 gældende og arkiverede dokumenter samt ca. 23.500 aktive og arkiverede sager (plus tilhørende bilag). Hovedparten af disse dokumenter og sager skal migreres og konverteres til den fremtidige Løsning som en del af implementeringsforløbet. Løsningen skal understøtte integration til Kundens on-premise nedetidsløsning, der anvendes i tilfælde af, at internetforbindelse og/eller Løsningen ikke er til rådighed. Leverandøren skal således som en del af Løsningen udstille en offline, read-only version af Løsningen, som via Kundens Robocopy-løsning installeres på en række PC’er fordelt i regionen. Løsningen skal endvidere understøtte, at udvalgte politikker, retningslinjer og instrukser mv. kan udstilles på Region Sjællands offentligt tilgængelige webportaler. Løsningen skal leveres med følgende integrationer/API’er: a) Integration/API til Kundens brugerstyring (Entra ID-idp) b) Integration/API til Kundens Digital post (via BizTalk) c) Integration/API til Kundens nedetidsløsning (via BizTalk), jf. ovenstående d) Integration/API til Kundens Content Management System, jf. ovenstående e) Integration/API til Kundens SendGrid f) Integration/API til Kundens fremtidige tredjeparts AI-løsning. Løsningen skal kunne tilgås via mobile enheder, og Leverandøren skal løbende stille en backup af Kundens Data til rådighed for Kunden. Leverandøren skal endvidere på Kundens anmodning levere et dataudtræk til brug for Kundens aflevering til Rigsarkivet. Løsningen skal leveres som en Software-as-a-Service (SaaS), hvor Leverandøren forestår drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen efter regionens ibrugtagning. Løsningen skal være tilgængelig og supporteret døgnet rundt, samt leve op til høje performancekrav for at opnå høj driftssikkerhed. II. Hovedydelser Kontrakten omfatter følgende hovedydelser: a) Implementering af Løsningen (herunder evt. nødvendige tilpasninger og konfigurationer af Løsningen samt projektledelse, test, dokumentation, uddannelse mv.) b) Datamigrering og -konvertering c) Abonnementsydelse i form af løbende drift, vedligehold og 2. line support af Løsningen d) Optioner. Al mødeaktivitet i forbindelse med implementering af Løsningen samt i den efterfølgende driftsfase forgår i udgangspunktet on-site hos Kunden.