IT-løsning til tilmelding og håndtering af arrangementer

Ordregiver udbyder en Kontrakt om levering af en Løsning, som skal håndtere Ordregivers tilmeldinger til events, arrangementer og konferencer, samt være Ordregivers visuelle identitet i forbindelse hermed. Den eksisterende løsning har ca. 300 brugere, og Løsningen skal dermed kunne anvendes af Ordregivers arrangører til at kommunikere med deltagerne på eventet, arrangementet eller konferencen. Det skal desuden være muligt at opkræve betaling for deltagelse fra både interne og eksterne deltagere via Løsningen, hvor den årlige omsætning udgør ca. 25.000.000 kr. ekskl. moms. På nuværende tidspunkt oprettes der ca. 2.400 arrangementer om året, hvoraf ca. 1/3 er betalbare arrangementer, herudover er der ca. 80.000 tilmeldinger om året (med 60.000 unikke tilmeldte), hvoraf der er ca. 16.000 betalende deltagere med hver deres individuelle faktura. Det er herudover vigtigt, at Løsningen kan understøtte integrationer til Microsoft Dynamics CRM samt Navision Stat. Formålet med nærværende udbud er at fastholde Ordregivers professionelle opbygning indenfor interne og eksterne events, arrangementer og konferencer. Ved hjælp af et professionelt, stabilt og intuitivt tilmeldingssystem kan Ordregivers medarbejdere arbejde mere effektivt, ligesom Ordregiver som organisation fremstår professionel og saglig. Eftersom Løsningen skal integreres med Ordregivers regnskabssystem, medfører dette ligeledes smidige arbejdsgange hos Ordregivers regnskabsafdeling, ligesom det samtidig sikrer, at Ordregiver har det fulde overblik over økonomien i forbindelse med arrangementer og konferencer. Det er afgørende for Ordregiver, at man som bruger af Løsningen har det fulde overblik over sit arrangement – i alt fra tilmeldinger, deltagernes valg, kommunikationen med deltagerne samt økonomien i arrangementet. En stabil og velfungerende Løsning, der kan håndtere et større antal samtidige brugere, og som er intuitivt og lettilgængelig for mange forskellige typer brugere (og med forskellig grad af kompetencer) af Løsningen, er ligeledes af vital betydning for Ordregiver. Ordregiver varetager selv 1st level supporten, da der kan være særregler eller andre organisatoriske årsager der gør, at Ordregiver ønsker at vejlede Løsningens brugere selv, hvorved Leverandøren skal varetage 2nd level support for Kunden samt drift og vedligeholdelse. Kontrakten indgås med 1 Leverandør. Delaftaler – ”Opdel eller forklar princippet”: Idet det er Ordregivers vurdering, at en opdeling af aftalen i delaftaler ikke vil give den kommercielle bedste løsning, er nærværende Kontrakt ikke opdelt i delaftaler. "Køb grønt eller forklar"- princip: I nærværende udbud har Ordregiver vurderet, at der ikke stilles krav til grønne/bæredygtige løsninger.